Una tienda pequeña no consigue precio de fábrica no porque sea pequeña, sino porque nadie negocia por ella

«Con vuestro volumen no puedo hacer ese precio» es una frase que casi todo pequeño comercio que intenta comprar directo en el exterior ha escuchado. La mayoría la interpreta como un umbral, cuando en realidad es una línea de coste: ajustar moldes, hacer muestras, programar la producción, inspeccionar, reservar flete y despachar aduanas son operaciones que exigen casi el mismo recorrido para diez mil unidades que para trescientas.

De dónde viene realmente la diferencia de precio

De los cinco factores, solo el volumen es un umbral duro; los otros cuatro son espacio de negociación. Es decir, la tienda pequeña no suele estar bloqueada por el volumen, sino por la estructura: una especificación única, condiciones de pago exigentes y una fábrica que además no es la adecuada.

Tres formas de alcanzar volumen

La primera es la consolidación entre tiendas. Varias tiendas no competidoras de una misma zona reúnen la demanda de la misma categoría en un pedido, alcanzan el mínimo de fábrica y después reparten la mercancía por tienda. La segunda es agrupar categorías de una misma fábrica: una fábrica suele poder trabajar varias categorías con el mismo material o el mismo proceso, y pedir a la vez cajas de organización y comederos para mascotas permite superar el umbral más fácilmente que con una sola categoría. La tercera es el acuerdo marco anual: se recoge en un acuerdo el consumo previsto del año, con retiradas escalonadas, y la fábrica acepta cotizar según el total anual.

Las tres vías tienen un requisito previo: estandarizar primero la necesidad. De lo contrario se consolida el pedido, pero no la especificación, y a la fábrica le resulta aún más difícil programar la producción.

Caso: seis tiendas, cuatro SKU, un pedido

Una cadena regional de hogar con seis tiendas compraba desde hacía años a tres mayoristas distintos, y la misma caja de organización tenía precios de compra diferentes en cada uno. ESTROUTE ayudó a unificar las especificaciones de cuatro SKU de alta rotación, pasando a medidas y colores ya existentes en fábrica, a recoger en un acuerdo marco el consumo anual conjunto de las seis tiendas y a lanzar un primer pedido consolidado que alcanzaba el mínimo de fábrica. Tras la bajada del precio unitario desaparecieron también las diferencias de coste entre tiendas, y los traslados de mercancía entre ellas pasaron a ser viables.

En este proceso lo que más tiempo consumió no fue la negociación, sino unificar especificaciones: cada una de las seis tiendas tenía su propia medida, la que le funcionaba bien. Consolidar consiste, en esencia, en unificar primero y negociar el volumen después.

Cartas de negociación disponibles

Volumen del pedido, rapidez de pago, flexibilidad en las especificaciones, estabilidad a largo plazo y cobertura en temporada baja: estos cinco factores se pueden cambiar por precio. El que más olvidan las tiendas pequeñas es la cobertura en temporada baja: la fábrica tiene capacidad ociosa fuera de temporada y en ese momento suele ofrecer condiciones mejores que en temporada alta, siempre que estés dispuesto a almacenar antes y asumir el stock.

Cuándo no merece la pena negociar uno mismo

Negociar por cuenta propia tiene un coste claro: tiempo, conversaciones repetidas y errores de criterio. En los cuatro casos siguientes resulta más rentable dejarlo en manos de quien ya está en esta cadena. El primero, cuando el importe de la operación es inferior al margen bruto de dos semanas: el esfuerzo de negociación no guarda proporción con el ahorro. El segundo, en categorías no estándar que exigen varias rondas de modificación: con tres o cuatro idas y vueltas entre plano y muestra física, el coste de comunicación supera la diferencia de precio. El tercero, cuando el interlocutor solo cotiza a empresas comercializadoras y filtra las consultas de particulares o minoristas: insistir solo consigue un precio alto. El cuarto, cuando no tienes capacidad de inspección ni acceso a un tercero: el precio bajo negociado probablemente se devuelva en la calidad del lote.

A la inversa, merece la pena negociar uno mismo cuando se cumplen estas tres condiciones: el importe de la operación es suficientemente alto, la categoría está estandarizada y puedes organizar la inspección o ver el informe de inspección previo al embarque. El criterio no es «si se puede conseguir el precio», sino «si el precio conseguido se traduce en la calidad que llega».

Preguntas frecuentes

¿Se puede bajar el pedido mínimo?

Lo que normalmente se baja es la «unidad de expedición», no la «unidad de producción». La fábrica puede expedir por cajas o palés completos, y el mínimo suele equivaler a varias cajas; lo realmente difícil de bajar son las especificaciones que exigen molde o teñido propio, donde el umbral lo marcan el molde y el lote mínimo de producción.

¿Qué riesgos tiene juntar pedidos entre varias tiendas?

Tres: que tras unificar especificaciones alguna tienda no se adapte; que surjan disputas por el reparto de mercancía y de fletes; y que una tienda reduzca su cantidad a última hora y el pedido completo no alcance el mínimo. Los dos primeros se resuelven con acuerdos previos; el tercero exige fijar un volumen mínimo comprometido.

Antes de consolidar, hay que calcular el reparto

Nueve de cada diez disputas en pedidos consolidados nacen del reparto de fletes y aranceles. Calcular por volumen, por valor de la mercancía o por unidades da resultados distintos, y acordarlo antes sale mucho más barato que negociarlo después. ESTROUTE ha reunido la comparación de los tres métodos en la «Tabla de cálculo de pedidos consolidados y reparto de fletes», disponible para descarga.

Descargar la «Tabla de cálculo de pedidos consolidados y reparto de fletes» (PDF)